Oleh Suharyanto dan Niswa Nabila, Pustakawan Perpustakaan Nasional RI.
Tulisan ini merupakan catatan ringkas tentang istilah Collection management, Knowledge Management, Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing dan penerapannya di perpustakaan pada saat ini dan di masa yang akan datang. Terutama sekali pembahasan tentang Knowledge Management yang mulai berkembang tahun 1980an dan mulai popular pada tahun 1990an. Sedangkan penerapan Knowledge Management di perpustakaan mulai dikenalkan oleh IFLA pada tahun 2001. Pada tahap selanjutnya Knowledge Management berkembang menjadi Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing. Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan haruslah didukung dengan Collection management yang telah kuat pondasinya, hal ini sangat berkaitan dengan ketersedian data koleksi (konvensional dan digital) yangkontennya dapat diakses secara luas dan dijadikan sebagai unsur pokok dalam satu data perpustakaan dan menuju literasi digital sehingga dapat mendorong Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing sehingga dapat memperkuat kemampuan literasi digital bagi masyarakat.
Collection management
Koleksi telah ada lebih lama dari museum (Simmons,2010). Dokumentasi koleksi mungkin dimulai dengan kompilasi daftar inventaris tidak lama setelah sistem penulisan dikembangkan di Mesopotamia sekitar 3200 Sebelum Masehi. Koleksi adalah jantung lembaga pusdokinfo. Kajian mengenai manajemen koleksi terus berkembang karena saat ini banyak bermunculan koleksi perpustakaan format digital yang hanya dapat dilanggan namun tidak dapat menjadi hak milik (Kennedy 2005) seperti e-book dan jurnal ilmiah
Manajemen koleksi merupakan sebuah proses pengumpulan informasi, komunikasi, perumusan kebijakan, evaluasi dan perencanaan. Manajemen koleksi ini mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Dalam pengelolaan perpustakaan khususnya pada bidang koleksi diperlukan penerapan dari komponen-komponen manajemen koleksi yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan.
Knowledge Management
Istilah ini dipopulerkan pada tahun 1980 oleh para konsultan seperi McKinsey dan Ernest & Young untuk menggambarkan aset perusahaan berupa pengetahuan pegawai. Dan istilah KM mulai popular pada tahun 1990an. Manajemen pengetahuan (KM) adalah praktik yang dipuji sebagai strategi manajemen abad ke-21 untuk bisnis organisasi (Shropshire (2020))
Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan adalah metode yang dipakai suatu organisasi mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan dan dipelajari kembali demi keberhasilan organisasi dalam proses mencapai tujuan. Diharapkan seluruh lapisan dalam organisasi akan menyerap dengan mudah pengetahuan dan wawasan mengenai bisnis atau operasi organisasi agar organisasi tersebut mampu berkesinambungan dalam mempertahankan dan menjalankan prosesnya. Knowledge Management dimana melibatkan 3 faktor utama yaitu people, process dan technology
Sejarah KM pada Khazanah Perpustakaan
KM mulai menjadi bahan diskusi di lingkungan IFLA sejak tahun 2001. Selanjutnya resmi menjadi Knowledge Management Section pada bulan Desember 2003, yang merupakan salah satu unit dalam Divisi III (Library Services). IFLA mendefinisikan KM sebagai “proses mencipta, menyimpan, membagi, menerapkan, dan menggunakan kembali pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi”.
Di Indonesia istilah KM di perpustakaan pertama kali muncul pada prosiding Kongres ke VIII dan Seminar Ilmiah Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), Lembang, Bandung pada Tahun 1998. Pernyataan tersebut disampaikan dalam oleh Drs Hardiyanto dari Kantor Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara saat itu. Pada tulisan itu persyaratan petugas pusdokinfo haruslah juga berkemampuan dalam mengelola informasi (information management) maupun mengelola pengetahuan (knowledge management).
Knowledge sharing
Knowledge sharing atau berbagi pengetahuan merupakan suatu proses di mana para individu saling mempertukarkan pengetahuan mereka dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge (Gitanauli, 2010). Dalam proses knowledge sharing ini, pustakawan dapat menerapkan konsep atau model transfer pengetahuan dengan konsep SECI (socialization, externalization, combination, dan internalization) yang digagas Nonaka & Takeuchi
Knowledge sharing merupakan salah satu cara yang efektif bagi para pustakawan untuk mengetahui berbagai kebutuhan informasi pemustaka dan mencari solusi untuk perbaikan ataupun peningkatan layanan perpustakaan. Melalui knowledge sharing, pustakawan akan mendapatkan berbagai saran, kritik, dan ide untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya.
Knowledge sharing merupakan proses dimana individu secara kolektif dan iteratif (berulang) memperbaiki sebuah pemikiran, gagasan, atau saran sesuai dengan petunjuk dari pengalaman individu (West dan Mayer, 1997). Knowledge sharing sebagai proses dimana para individu secara mutual mempertukarkan pengetahuan mereka (baik pengetahuan tacit dan explisit), dan akhirnya secara terpadu dapat menciptakan pengetahuan baru (Hooff dan Ridder, 2004).
Knowledge Transfer
Knowledge Transfer (pemindahan pengetahuan) merupakan proses untuk mengalirkan pengetahuan dari satu pihak ke pihak yag lainnya, meliputi proses komunikasi, penterjemahan, pengubahan dan juga pemilahan.
Knowledge transfer adalah komunikasi pengetahuan dari sumber sehingga dipelajari dan diterapkan oleh penerima (Argote, 1999; Darr & Kurtzberg, 2000). Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa individu di dalam suatu organisasi memberitahu suatu informasi tertentu yang bersifat lebih ilmiah kepada individu lain di dalam organisasi itu atau dengan organisasi lain berdasarkan keadaan, kondisi, atau aturan tertentu. Contoh dari transfer knowledge adalah orientasi pegawai baru.
Perbedaan Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing
Riset Paulin dan Suneson menyatakan bahwa makna knowledge transfer dan knowledge sharing tampak kabur bergantung dengan penulis yang menggunakan istilah tersebut. Namun riset Chien-Hsiang Chou and Tzung-I Tang yang menggunakan metode bibliometrik mampu menjelaskan bahwa terminologi knowledge transfer muncul terlebih dahulu dan memiliki ruang lingkup yang lebih umum yang mencakup subjek multidisiplin. Sementara itu knowledge sharing lebih berfokus pada konteks KM dan lebih menentukan penerapan sistem informasi.
Knowledge Management, Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing di Perpustakaan
Penerapan Knowledge Management, Knowledge Transfer dan Knowledge Sharing di Perpustakaan diharapkan dapat memperkuat literasi digital bagi pemustaka.Pengertian Literasi digital menurut IFLA (2017) adalah seseorang dapat menggunakan teknologi secara maksimal, efisien, efektif dan etis untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam kehidupan pribadi, sipil dan professional. Berikut adalah beberapa hal yang dapat diterpapkan di perpustakaan :
1. Mendorong pengumpulan, pengolahan, penyimpanan serta diseminasi pengetahuan
2. Mempromosikan pengetahuan (Sosial media, seminar, webinar)
3. Mempromosikan hubungan antara perpustakaan dan pengguna. (layanan sosial media layanan koleksi digital, seperti iPusnas)
4. Melindungi hak kekayaan intelektual di era IT. (iPusnas)
5. Mengelola pengetahuan sebagai aset. (Khastara)
6. Mengelola nilai pengetahuan dan meningkatkan penelitian yang efektif. (Khastara)
Daftar Pustaka
Chou, Chien-Hsiang & Tang, Tzung-I. (2014). Exploring the Distinction between Knowledge Transfer and Knowledge Sharing by Bibliometric Method. Journal of Industrial and Intelligent Information. 2. 179-183. 10.12720/jiii.2.3.179-183.
Darr, Eric & Kurtzberg, Terri. (2000). An Investigation of Partner Similarity Dimensions on Knowledge Transfer. Organizational Behavior and Human Decision Processes. 82. 28-44. 10.1006/obhd.2000.2885.
Finnerty, P. 1997. Improving Customer Care Through Knowledge Management. CMA Management Accounting Magazine
Husna, Jazimatul. (2018). Implementasi Knowledge Management di Perpustakaan dalam Membangun Koleksi Warisan Budaya Batik. Pustakaloka. 10. 146. 10.21154/pustakaloka.v10i2.1474
IFLA Statement on Digital Literacy (18 August 2017). https://www.ifla.org/publications/node/11586. Akses 20 Mei 2020
Johnson, Peggy. (2004). Fundamentals of Collection Development an Management. Chicago: American Library Association
Koenig, Michael and Neveroski, Kenneth, (2008), The Origins and Development of Knowledge Management, Journal of Information & Knowledge Management (JIKM), 07, issue 04, p. 243-254,
Koenig, Michael E. D. (2018), What is KM? Knowledge Management Explained
, diakses dari https://www.kmworld.com/About/What_is_Knowledge_Management
Newman, Brian & Conrad, Kurt. (2000). A Framework for Characterizing Knowledge Management Methods, Practices, and Technologies
Nonaka, I dan Takeuchi, H. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of of Innovation. New York: Oxford University Press
Paulin, Dan & Suneson, Kaj. (2011). Knowledge transfer, knowledge sharing and knowledge barriers-Three blurry terms in KM. Proceedings of the European Conference on Knowledge Management, ECKM. 2. 752-760.
Shropshire, Sandra. Jenny Lynne Semenza, Regina Koury (2020). Knowledge management in practice. IFLA. Volume 46 Number 1 March 2020. Akses 20 Mei 2020.
Sudarsono, Blasius dan Prafita Imadianti.(2012). Pustakawan Memandang Knowledge Management. Baca: Jurnal Dokumentasi Dan Informasi. Vol 33, No 2 (2012)